Certificazioni di processo,  Covid 19,  Qualità

Come aggiornare il contesto aziendale dopo 1 anno di Covid-19?

La comprensione ed elaborazione del contesto Aziendale è una delle novità introdotte dalla norma ISO 9001:2015 e rappresenta il punto di partenza per la realizzazione del sistema di gestione per la qualità.

Tutte le norme ISO riguardanti i sistemi di gestione riportano al paragrafo relativo al “Contesto dell’organizzazione” la seguente dicitura:

L’organizzazione deve determinare i fattori esterni e interni rilevanti per il suo contesto e che influenzano la sua capacità di conseguire i risultati attesi”.

La comprensione del contesto può essere svolta attraverso vari metodi e implica l’identificazione di aspetti interni ed esterni sia positivi che negativi.

Questa frase, che fino a un anno fa sembrava ovvia, ora assume una rilevanza notevolmente modificata. Purtroppo, nell’ultimo anno contesto esterno (leggi, DPCM, ecc.), interno (organizzazione, gestione fisica degli spazi di lavoro, limitazioni, SW ecc.) ma soprattutto le esigenze e aspettative delle parti interessate sono completamente mutate.

L’emergenza Covid-19 ha costretto le aziende a rivedere e riorganizzare tutte le proprie linee di business, siano esse attività produttive o di servizi.

In questo nuovo contesto diventano indispensabili gli aspetti tecnologici e gli investimenti da introdurre per potenziare, ad esempio, le reti VPN, sistemi di videoconferenza, strumenti per il lavoro in team, dispositivi mobili e business continuity.

Quali sono i fattori che possono influenzare il contesto Aziendale?

I fattori che possono influenzare il contesto dell’organizzazione possono essere identificati in due macroaree:

Fattori esterni Fattori interni
– Legale;
– finanziario;
– sociale;
– normativo;
– catena di fornitura;
– mercato (internazionale, nazionale, regionale o locale);
– culturale; tecnologico;
– etico;
– politico;
– pandemia Covid-19.
– assetto organizzativo;
sistema di gestione;
– competenze, professionalità, 
formazione;
– sistema informatico;
– strutture e mezzi;
comunicazione interna;
– adeguatezza e allocazione delle risorse;
– innovazione e sviluppo.

InformaOra consiglia alcune “Milestone” utili per esaminare nel dettaglio tutti questi nuovi aspetti:

1 – Strategia per affrontare la pandemia – definire quali processi sono critici e predisporre un piano per affrontare le crisi anche attraverso la definizione di un adeguato gruppo di lavoro;

2 – Stimare le conseguenze finanziarie – Analizzare con attenzione lo stato attuale senza dimenticarsi di tenersi aggiornati sulle iniziative e disposizioni governative;

3 – Coordinare l’igiene del posto di lavoro e del personale – incrementare la sicurezza delle persone attraverso l’utilizzo di DPI, spray/soluzioni igienizzanti, investimenti in attrezzature usa e getta, ecc.;

4 – Nuova gestione del personale – Smart working, lavoro per obiettivi, monitoraggio presenze, ferie, livelli di servizio garantiti, ecc.

5 – Comunicazione interna al team di lavoro – Sviluppare un piano di comunicazione interno per sostenere il proprio personale ad operare in sicurezza e con le dovute garanzie;

6 – Monitorare il business – Analizzare i rischi di un possibile contagio sul lavoro, servizi e SLA non rispettati nei confronti dei clienti ma anche di modifiche operative post Covid-19;

7 – Gestire l’IT – in un contesto di questo tipo diventa fondamentale l’apparato IT aziendale. Dotare il personale di PC portatili e smartphone è solo il primo passo! Bisogna rendere i servizi disponibili da remoto (VPN, etc..), gestire gli aggiornamenti di codice, utilizzare strumenti di condivisione, rendere sicure e scalabili le soluzioni, ecc. Questi aspetti sono ben analizzati con la certificazione ISO 27001;

8 – Comunicazioni verso il mondo esterno – Il digital marketing diventa il principale canale di comunicazione verso l’esterno: social media, direct email marketing e le piattaforme Google sono le principali vie di comunicazione in ambito digitale. 

Fonti:

UNI EN ISO 9001 vers. 2015

Information Security Systems Auditor & Consultant

Korecon italia

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