Come organizzare un efficace meeting online

I meeting aziendali, a volte, non godono di una buona reputazione. A torto o a ragione vengono spesso considerati una “perdita di tempo” poiché comportano un sostanzioso dispendio di tempo che, talvolta, si conclude una scena lavorativa sostanzialmente invariata.

In realtà, i meeting di lavoro sono davvero utili (e spesso indispensabili) per intraprendere le giuste decisioni, ma anche per coordinare collaboratori e gruppi di lavoro oppure, semplicemente, per condividere nuove idee e previsioni.

Come vedremo meglio tra poco, il segreto dell’efficacia di una riunione di lavoro risiede nell’azione di strutturare efficacemente il meeting nelle sue varie fasi: il confronto, la valutazione di progetti (o di problematiche) e così via, così da giungere alla definizione dei passi necessari per portare a terminare l’oggetto della riunione senza sprecare tempo e risorse.

Dalla presenza fisica a quella virtuale

Venuti alla ribalta grazie ai recenti obblighi sanitari di distanziamento e di dislocazione remota del posto di lavoro, i meeting virtuali hanno ampliato e profondamente rinnovato l’idea tradizionale del “meeting” stesso. La necessità che i partecipanti alla riunione fossero tutti presenti fisicamente all’interno di una stanza è velocemente sfumata via, lasciando il posto – letteralmente – alla loro figura virtuale collegata in tempo reale da remoto grazie al proprio computer e ad una connessione internet.

Questo essere svincolati dalla presenza fisica in un unico luogo segna il primo punto verso la maggiore efficacia del meeting: libertà di svolgere la riunione senza la necessità di viaggiare e di spostarsi fisicamente. Un primo, sostanzioso, risparmio di tempo e di risorse.

Il rovescio della medaglia è rappresentato dal riuscire a mantenere alta la concentrazione e la partecipazione tra i componenti del team collegati via web. La gestione virtuale di questi aspetti è probabilmente molto più articolata e, forse, un pochino più ardua rispetto alle riunioni tradizionali dove tutti i partecipanti sono fisicamente presenti.

Elementi utili

Tuttavia, è comunque possibile rendere un meeting “online” adeguatamente produttivo, a beneficio della sua efficacia, tenendo a mente alcuni elementi fondamentali.

Snellire l’ordine del giorno, affrontando solo gli argomenti e i problemi più importanti. Quelli di minore entità potranno essere gestiti attraverso altri canali (per esempio: le e-mail).

Esigere la puntualità. Ciascun partecipante alla riunione virtuale ha definito il proprio lavoro in funzione alle proprie necessità ed impegni e, una volta stabilito un orario ottimale che mette tutti d’accordo, esso deve essere rispettato.

Micro formazione. Per non vanificare i benefici ottenibili grazie ad un meeting virtuale, la conoscenza basilare della tecnologia impiegata per effettuare la riunione digitale è importantissima. Azioni apparentemente banali quali “Come si condivide uno schermo?” oppure “Come si abilitano il microfono e la webcam?” possono rendere il meeting molto meno fluido e veloce, introducendo distrazioni e/o piccoli episodi snervanti per gli altri partecipanti, influendo in modo negativo sulla concentrazione.

Rispetto dei partecipanti. Aspetti quali l’impossibilità sopravvenuta di partecipare alla riunione virtuale, un problema con l’orario prefissato o semplicemente la mancanza di un luogo adeguato dal quale effettuare il collegamento, sono elementi importanti che vanno valutati preventivamente e comunicati tempestivamente alla persona che coordinerà il meeting.

La tecnologia al nostro fianco

Sono numerosi gli strumenti digitali che la tecnologia ha reso disponibili per aiutarci nell’organizzazione e nella gestione di un meeting virtuale. Tra i più diffusi vorrei citare:

Skype, storico software di comunicazione per chiamate e chat, disponibile come programma per computer, come applicazione per i dispositivi mobili e anche nella versione web. È normalmente incluso nella suite Microsoft 365 (ex Office 365) e permette di organizzare gratuitamente video conference one-on-one o tra più partecipanti.

Zoom, software che ha riscontrato una eccezionale diffusione proprio negli ultimi mesi di emergenza sanitaria sia nell’uso privato sia in quello business. Permette di gestire video conferencing, web conferencing e webinars di ottimo livello, grazie soprattutto alle applicazioni per il mobile e ai servizi web-based.

Google Meet / Hangout, soluzione web-based per desktop e mobile di cui abbiamo parlato in un precedente articolo è la risposta marchiata Google per gestire riunioni con più partecipanti, condividere lo schermo, utilizzare una chat e scambiare file tra gli utenti invitati, con un livello davvero elevato in termini di applicazioni e di qualità del servizio.

Consigli per una maggiore efficacia

Ecco qualche consiglio pratico ma indispensabile per migliorare decisamente l’efficacia dei vostri futuri meeting virtuali.

Promemoria

Può sembrare banale ma per organizzare una qualsiasi riunione che risulterà poi efficace, il primo step dal quale partire è l’invio di un promemoria qualche giorno prima della data prefissata. Niente di “chilometrico”, ma nella nota devono essere presenti: luogo, data e orario della riunione e, ovviamente, il motivo per il quale si è deciso di organizzarla. Per i più tecnologici, Google Calendar è l’applicazione maggiormente utilizzata per questo scopo, ma anche il formato iCal è piuttosto diffuso sebbene ad appannaggio degli utenti Apple.

Ordine del giorno

L’ordine del giorno deve essere stabilito in anticipo e fatto avere a tutti i partecipanti al meeting. In questo modo ciascuno avrà modo di prepararsi adeguatamente sui temi da affrontare, così da poter fornire un contributo utile oltre che essere a conoscenza di punti e priorità dell’incontro.

Spegnere i cellulari e i device non indispensabili

Anche qui rischiamo forse di cadere nel banale, ma l’unico modo di evitare distrazioni ed aumentare la concentrazione è richiedere ai partecipanti di spegnere o silenziare ogni dispositivo elettronico non indispensabile per tutta la durata del meeting.

Numero di partecipanti

Se ci sta a cuore l’efficacia del meeting che stiamo organizzando allora il numero ideale dei partecipanti non dovrebbe superare le 7 persone. La convocazione dovrebbe essere estesa solo a quei partecipanti che possano dare un reale contributo ai temi affrontati e/o alla risoluzione dei problemi elencati nell’ordine del giorno. Un numero più elevato di partecipanti rischia di rendere la riunione virtuale confusa e meno efficace.

Il meeting è davvero necessario?

Se da un lato è vero che la tecnologia ci aiuta e ci rende più liberi, comodi ed efficienti nei meeting, è altrettanto vero che distogliere i collaboratori dalle loro attività per discussioni ed aggiornamenti secondari non indispensabili può rappresentare uno spreco di tempo e di produttività. Il consiglio è di convocare riunioni di lavoro solo quando esse sono utili e/o strettamente necessarie.

Durata del meeting

Se il meeting non serve a nominare il nuovo Presidente del CdA della vostra azienda, converrete che le riunioni troppo lunghe sono anche molto poco produttive. In linea generale un meeting (soprattutto se virtuale) non dovrebbe durare più di un’ora: così facendo i partecipanti si stancheranno di meno e, avendo poco tempo a disposizione, ci si concentrerà solo su cosa è veramente importante. In alcuni casi è opportuno ridurre addirittura a 30 minuti il tempo del meeting, soprattutto quando si tratta di meeting di coordinamento. Consiglio: dedicate gli ultimi 5/10 minuti per riepilogare le principali tematiche emerse oppure per raccogliere il feedback dei partecipanti.

Gestione del tempo

Organizzare il tempo del meeting è estremamente importante per riuscire a trattare tutti gli argomenti e le problematiche elencate nell’ordine del giorno. Ancora di più per trovare le soluzioni e soprattutto per non perdere di vista il focus del meeting stesso. Con questo obiettivo ben chiaro in mente, è necessario predisporre una tabella di marcia in modo da assicurarsi di avere il tempo necessario non solo per la trattazione ma anche per gli interventi e le domande eventualmente previste.

Conclusioni

Organizzare e gestire efficacemente un meeting (virtuale o fisico) richiede abilità e competenze specifiche. Inoltre, in una qualsiasi azienda, quello delle riunioni di lavoro è un aspetto quantomeno ricorrente.

Infatti, di norma, qualsiasi piano, progetto o attività da eseguire prevede l’organizzazione di molteplici meeting (anche periodici) necessari per esaminare compiti, obiettivi ed avanzamento delle attività svolte fino al raggiungimento dell’obiettivo finale. Nelle aziende più grandi il compito di determinare la frequenza e l’ordine del giorno di ciascuna riunione ricade sulla figura del Project manager, mentre nelle aziende di dimensioni più modeste spetterà al collaboratore più in gamba o, molto spesso, al titolare dell’attività. Chiunque sia la persona che svolgerà questo compito, proviamo a riassumere alcuni consigli aggiuntivi indispensabili per rendere davvero efficace il meeting in questione. Idealmente la riunione di lavoro può essere suddivisa in tre fasi: prima, durante e dopo.

Prima del meeting. Con almeno due giorni di anticipo rispetto alla data della riunione, il Project manager (o la figura incaricata) dovrebbe preoccuparsi di far avere a tutti i partecipanti convocati una documentazione dettagliata sulle questioni principali di cui si discuterà, unitamente alla richiesta di elaborare una soluzione al problema. Così facendo sarà possibile evitare sprechi di tempo durante il meeting e partire subito con l’esame delle soluzioni proposte.

Durante il meeting. Avendo già ridotto al minimo le inerzie conoscitive in merito all’ordine del giorno (grazie all’invio di documenti dettagliati relativi alla situazione e alle criticità da affrontare, inclusa la richiesta di elaborazione di una soluzione), la parte centrale del meeting dovrebbe prevedere i seguenti step tipici:

  • analisi delle criticità evidenziate e delle soluzioni proposte
  • scelta di una soluzione
  • definizione di ruoli e responsabilità da inserire nella strategia
  • redazione del piano di azione
  • nuova pianificazione delle attività
  • elaborazione del verbale sulle decisioni prese.

Dopo il meeting. È consigliabile che al termine del meeting il Project manager (o la figura incaricata) invii a tutti i partecipanti un documento riepilogativo contenente il resoconto dell’incontro avvenuto. Una copia del verbale potrà essere in seguito consegnata anche a coloro che non hanno potuto partecipare al meeting.

Buon meeting virtuale!

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