L’organismo di Vigilanza e l’emergenza Covid-19: come adempiere ai propri compiti?

Gli eventi occorsi negli ultimi mesi hanno cambiato radicalmente il ruolo di molte delle figure che, a vario titolo e in particolare nell’attuale contesto, svolgono funzioni di rilevanza strategica nelle aziende; una di queste è senz’altro la funzione di membro dell’Organismo di Vigilanza.

Nel presente articolo andremo ad effettuare una valutazione di cosa implica, oggi, alla luce dell’emergenza Covid-19, essere membro di un Organismo di Vigilanza (di seguito, per brevità, anche O.d.V.).

I compiti di vigilanza dell’O.d.V.

L’art. 6 del D.Lgs. 231/01 prevede che l’Organismo di Vigilanza abbia il “compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento”.

Il primo dato da cui dobbiamo partire è il seguente: non è configurabile una variazione dei compiti dell’O.d.V.

Di questa opinione troviamo parte della dottrina, le associazioni che ne rappresentano i membri e i professionisti del settore.

È innegabile che alla luce delle recenti disposizioni legislative susseguitesi in queste settimane, le Aziende si trovino di fronte a un legislatore che non sempre detta univocamente le modalità di attuazione delle disposizioni definite, rimettendo agli organi direzionali aziendali le decisioni in merito.

Il principio di autoregolamentazione è uno dei pilastri su cui poggia gran parte della legislazione recente, che trova la massima espressione nelle disposizioni attuate per la gestione dell’epidemia di Covid-19 quali il “Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro fra il Governo e le parti sociali”.

Le implicazioni della gestione dell’emergenza sui reati ex D. Lgs. 231

Alla luce di quanto sopra, l’attività a cui è chiamato l’Organismo di Vigilanza è complessa e molto delicata.

Pertanto, se riflettiamo su quali implicazioni può avere la gestione dell’emergenza in relazione ai reati annoverati nel catologo-231, notiamo che ci sono alcune situazioni che meritano particolare attenzione, quali:

  • adozione delle misure di prevenzione e protezione nei confronti dei lavoratori (ex art. 25-septies);
  • rapporti con la Pubblica Amministrazione (ex art. 24 bis e quinquiesdecies);
  • smart working e la potenziale commissione di reati informatici (ex art. 24 bis);
  • reati in materia di industria e commercio (ex art. 25 bis-1).

Pertanto, l’Organismo di Vigilanza deve proseguire nell’attività di vigilanza a cui è chiamato, prendendo atto dell’ampliamento della casistica già mappata.

Si può ritenere che la sola presenza di un’epidemia non comporti la necessità di aggiornamento del modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, in quanto il rischio di commissione dei reati di cui sopra dovrebbe già essere stato mappato, analizzato e minimizzato nel sistema esimente applicato dall’Azienda.

Le attività richieste all’O.d.V. ai tempi del Covid-19

In sintesi, quali attività devono essere svolte dall’Organismo di Vigilanza al fine di adempiere ai suoi compiti?

  1. mantenere attivi i flussi di comunicazione con i referenti aziendali, intensificando le relazioni con le figure strategiche maggiormente coinvolte nelle attività attuate per contrastare/gestire l’emergenza quali RLS, RSPP, Resp. IT etc…;
  2. indire riunioni con le figure di cui sopra al fine di ricevere costanti aggiornamenti (si consiglia una cadenza settimanale ma valutabile in base alla struttura aziendale e all’attività svolta);
  3. garantire i corretti input informativi in merito ai provvedimenti emergenziali facendosi carico dell’invio di comunicazioni e aggiornamenti in tal senso;
  4. gestire le segnalazioni (Whistleblowing) garantendone la presa in carico, la valutazione e dandone tempestivamente notizia agli organi dirigenziali;
  5. appena possibile effettuare un sopralluogo presso la sede aziendale;
  6. redigere e compilare report da condividere con l’organo amministrativo mettendo in evidenza l’attività svolta, le verifiche effettuate e le eventuali inadempienze o gap per l’ottenimento della compliance.

Corporate & Legal Affairs Manager

per maggiori informazioni: